Inventário anual: os cinco erros que travam o fechamento
Todo ano a mesma cena: dezembro chega e o inventário não fecha. Os motivos se repetem, e nenhum deles é falta de esforço da equipe.
O inventário anual é obrigação de todo órgão público, e mesmo assim é a rotina que mais atrasa. Não é falta de gente nem de vontade. É que ele costuma começar pelo lugar errado.
1. Começar pela contagem
A contagem é o meio do processo, não o começo. Antes dela vem a conciliação com a contabilidade: saber quanto o sistema diz que existe. Sem esse número, a equipe conta prateleira por prateleira e no fim descobre que o saldo nunca ia bater, porque a diferença já vinha do exercício anterior.
2. Deixar as baixas pendentes para depois
Bem quebrado, doado ou furtado que não teve processo de baixa continua no sistema. Ele vai aparecer na contagem como divergência, e cada um desses casos vira um processo administrativo no meio do inventário, quando o prazo já está curto.
Baixa é trabalho de janeiro a novembro. Em dezembro ela deixa de ser rotina e vira emergência.
3. Tratar o inventário como tarefa do almoxarifado
O bem está na sala de alguém, e é essa pessoa que sabe se ele existe e se funciona. Inventário sem responsável setorial designado por portaria é uma equipe pequena tentando abrir portas que não são dela.
4. Confiar na etiqueta, não no registro
Etiqueta cai, apaga e é colada de novo no bem errado. O número de patrimônio precisa ser conferido contra a ficha, com descrição e localização. Onde a etiqueta é o único vínculo, o inventário do ano seguinte recomeça do zero.
5. Fechar sem relatório de divergências
O inventário não termina no número final. Ele termina no documento que explica o que não bateu e o que foi feito a respeito. É esse relatório que o controle interno vai pedir, e é ele que protege quem assinou.
Por onde começar este ano
Puxe o saldo contábil do último exercício fechado
Levante as baixas pendentes e abra os processos agora
Designe os responsáveis setoriais por portaria
Só então programe a contagem
A regra geral está na legislação de gestão patrimonial, e o passo a passo com os modelos de documento faz parte das nossas formações.