Termo de responsabilidade que protege de verdade
O papel assinado no fundo da gaveta não protege ninguém. O termo funciona quando é atualizado na movimentação, e não uma vez por gestão.
O termo de responsabilidade é o documento que liga o bem à pessoa que responde por ele. Na maioria dos órgãos ele existe, está assinado, e não vale nada, porque descreve uma realidade de três anos atrás.
O que faz um termo valer
Ser atualizado toda vez que o bem muda de sala, de setor ou de responsável.
Descrever o bem de forma identificável, com número de patrimônio e localização.
Ter data e aceite de quem recebe, e não só a assinatura de quem entrega.
Movimentação é o ponto fraco
Bem se move o tempo todo, e quase nunca alguém avisa o patrimônio. A saída não é cobrar disciplina: é tornar a comunicação parte do fluxo que a pessoa já faz, como o chamado de manutenção ou o pedido de mudança.
Um termo desatualizado é pior que nenhum, porque dá a sensação de controle que não existe.